Кадровый учет и финансовые риски работодателя

Кадровый учет – это обязательное требование для компаний, осуществляющих административно-хозяйственную деятельность, в штате которых есть хотя-бы один работник. Кадровая документация должна быть оформлена правильно, только тогда она позволит избежать любых рисков и колоссально сэкономит время сотрудников и владельцев бизнеса, сокращая расходы на внутреннюю кадровую службу.

Каких размеров бы не была компания, и к какой сфере деятельности не относилась, ведение кадровой документации является обязательным для всех работодателей, как для юридических лиц так и для индивидуальных предпринимателей, даже если в штате компании работает всего 1 сотрудник.

Кадровый учет содержит все необходимые данные о трудовых отношениях. Это, в том числе, информация о работе сотрудников, переводе на другую работу, данные о предоставленном отпуске, увольнении и не только. Наличие правильно оформленной кадровой документации, дает компании возможность решить ряд задач:

• упорядочивает отношения между наемными рабочими и руководителем. Это некий «баланс интересов» между начальником и сотрудником. Обозначив границы общения, функции и должностные обязанности обеих сторон;
• создает организационно-правовой фундамент для всех работников предприятия;
• быстрое решение трудовых споров. От правильности ведения и составления кадровой документации, зависит успех вашей позиции перед судом в случае конфликтных ситуаций.
• правильные кадровые документы одновременно служат защитой интересов работодателя и при этом, направляют его соблюдать требования действующего трудового законодательства.

Кадровый учет – это документально оформленное взаимовыгодное решение для руководящей стороны и работников. Кадровые документы имеют коммерческую и юридическую ценность, и могут стать необходимым доказательством вашей правоты в суде.

Зачем нужен кадровый учет

1. Первым делом, стоит понимать, что кадровый учет – это требование законодательства РФ.

2. Помимо этого, ведение кадрового учета является базой взаимоотношений между сотрудниками и работодателем. Является гарантом мирной и дружественной атмосферы в коллективе.

3. Позволяет избежать неприятных ошибок, которые могут привести к наложению серьезных штрафов со стороны налоговой инспекции и инспекции по труду. А в случае трудовых споров и вовсе привести к судебным издержкам за грубое нарушение трудового законодательства России.

Помните, что даже малейшая ошибка в кадровых документах по расчету зарплаты сотрудников, может принести серьезные финансовые траты и вовсе приостановить деятельность организации.

Каковы риски в случае игнорирования компанией кадрового учета

Указанные нами выше риски, только часть проблем, с которыми могут столкнуться предприятия, игнорирующие ведение кадрового учета. Каждая компания обязана платить налоги, и имеет обязательства перед законодательством по оформлению первичной документации. Эти два пункта, тесно связанны между собой, так как ошибка в оформлении первичной документации, приведет к неправильным исчислениям налогов. Отсутствие важных кадровых документов приведет к определенным финансовым рискам и налоговым последствиям.

Приказы о приеме на работу, оформлении отпуска, увольнении – это основная база бухгалтерского учета любой организации. Если они оформлены неправильно, это может стать причиной отказа по снижению налоговой базы по налогу на прибыль.

При отсутствии правильно оформленных кадровых документов по премированию сотрудников, формировании штатного расписания, учету рабочего времени, это расценивается проверяющим органом, как необоснованное начисление заработной платы сотрудникам, что приравнивается к попытке тем самым, занизить сумму налогооблагаемой прибыли.

Согласно части первой Налогового кодекса РФ (НК РФ) и Закона РФ «Об уплате налога на прибыль»: В соответствии со статьей 122 НК РФ неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы влечет взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченных сумм налога. Если эта неуплата будет признана умышленной, то размер штрафа составит 40% от неуплаченных сумм налога.

Поэтому если вы не хотите довести до налоговой ответственности, и уплате взысканий и штрафов, рекомендуем серьезно задумать о правильном ведении кадровой документации и учета.

Когда могут потребовать документы кадрового учета

1. При первой же проверке вашей компании, инспектором Пенсионного фонда и налоговой инспекции, вас потребуют предъявить все имеющиеся документы кадрового делопроизводства. При отказе их предоставить, это расценивается, как желание скрыть деятельность компании и её прибыль. Что влечет наложение административной ответственности.

2. При оформлении льгот по подоходному налогу. Оформляя льготы на иждивенцев и детей, а также студентов дневной формы обучения, необходимо предоставить все соответствующие документы предприятия. Они станут основой для получения прав на данные льготы. Их отсутствие будет расцениваться налоговой службой, как необоснованное использование льгот и повлечет за собой наложение штрафов в соответствии со статьей 123 НК РФ в размере 20% от суммы, подлежащей перечислению, и начисляются пени в размере 1/300 ставки рефинансирования, но не более 0,1% в день за не удержание подоходного налога.

3. В случае решения трудовых конфликтов в судебном порядке. В таких ситуациях не обойтись без предоставления в суде кадровой документации. Она сыграет важную роль в вашей защите и обладает весомой юридической силой. Ошибки в подготовке данных документов или вовсе их отсутствие, приведет к безоговорочному проигрышу компании в споре с сотрудником.

Вывод

Кадровый аутсорсинг – это выгодная форма сотрудничества. Если вы хотите избежать штрафов и негативных последствий для вас и ваших работников, то очень важно вести кадровую документацию и делать это правильно. Кадровый аутсорсинг освободит ваших специалистов от рутинной работы, сэкономит ваше время и деньги и сделает ваш бизнес надежным и стабильным.